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作者: [日] 斋藤孝
出版社: 长江文艺出版社
副标题: 让人际交往和沟通变得高效自在
译者: 富雁红
出版年: 2020-6

第三十一课 给人留下好印象的诀窍
“如果有时间的话，我会联系你的。”

如果一位女性对某位男性不感兴趣，当这位男性用微信等聊天软件邀请她出去喝酒时，这句话就是女性最通用的经典的拒绝之言。有的女性会问对方“可以叫上斋藤先生(双方都认识的人)一起来吗”，还有的女性会用“显示为未读”的设置装作没有看到。女性们为了不伤害对方（不激怒对方），并远离对方而煞费苦心。可即便如此，也有很多男性反应迟钝、不明就里，真是很无语啊。

可以说，这正是因为仅使用文字交流才会产生的误解。如果是面对面沟通或打电话交流，无论多么迟钝的男性，从对方的表情和语气中，也会有所察觉的。而微信等聊天工具能够感知的信息量极少，容易造成误解和幻想。

无需漂亮文章，要逐条列举
类似的事情在商务邮件的交流中也很可能会发生。虽然通信工具代替了电话的作用，但也减少了人们面对面交流的机会，不过也多亏了这些通信工具，使需要交流的信息量大大缩减。如果没有意识到这一点，以“估计对方能看懂”的不负责任的心态去写讯息的话，就很容易产生误解和分歧。如果说对男女关系产生误解让人很郁闷，对于商业信息的误解是引发重大问题的根源。

商务邮件中不可或缺的要素主要有三个。首先最重要的是“礼仪”。开头的问候语和表达方式应该是众所周知的写作常识了吧。

第二个要素当然就是“事情”了。但是，不必像做文章那样行云流水、妙笔生花。最重要的是准确地传达内容。因此逐条列举更容易理解。

可以使用新闻报道中常用的“5W2H”的方法。只要将“When(何时)”、“Where(何地)”、“Who（谁）”、“What（什么）”、“Why（为什么）”、“How（如何）”、“How much（多少）”这些要素填满，就能成为一篇无懈可击的报导。

我们也可以按照这个方法逐条书写，将要叙述的内容一条条地列举出来。如果能毫无遗漏地逐条列出，就应该能够清晰明确地传达意图了。在商务邮件中，“How much”尤为重要，缺少了这个内容，就缺乏了“画龙点睛”之笔。

表达“感情”的一句话，使通信更加完美
以上是如何准确传达内容的要点，但如果只是这样写，会让对方感觉太过机械化，缺乏文章应有的有血有肉的感觉，给人留下一种工作敷衍了事的印象。虽然与对方只是工作关系，但如果完全不考虑彼此的情绪，合作起来反而会更累。反之，与对方保持一种知心舒适的关系，工作起来也能得心应手。

因此，商务邮件中不可或缺的第三个要素就是“感情”。在邮件中适当加入个人的想法和信息，就能使呆板的逐条书写变得有血有肉。

这可以分为几种模式。如果是拜托对方帮忙的话，就要向对方说明“为什么是你”，否则会感觉很不自然。比如，可以对对方说“我对您的工作方式感到钦佩”，“我非常想得到您的指导”等，为了表达自己的热情，有必要在不说谎的前提下适度地夸张。

或者一个项目结束后，需要发送一封感谢邮件。但若只是说句“非常感谢”显得过于公式化。如果面对面的话，可以通过鞠躬、握手、拍肩膀等方式来表达感情，而仅用邮件表达就显得有些欠缺。因此，需要用一些文字来弥补这个不足。

邮件中的“闲谈”，容易给人留下印象
称赞对方才是王道，尤其是要把对方最努力的部分准确点评，对方会产生“真是认真地关注我了”，“做这个项目真好”的感觉。这样，就建立起了一种信赖关系，便于下次开展工作。换言之，只用邮件也可以做到很好的沟通交流。

如果是熟识很久的关系，还可以在末尾加上自己的近况。比如“为了新业务去福冈出差了”或者“我负责开发的这款商品很畅销”等等。如果有相关的网站，也可以将网址附上。

看起来这些都只是“闲谈”，也并非是不可或缺的信息，但反而是这样的内容，更容易给对方留下深刻印象。向难得见面的人展现自我，邮件应该是一种非常有效的手段吧。

但要注意的是，如果邮件内容让人感到是在自我标榜或者唉声抱怨的话，就会起到反作用。一定不能忘记谦让的精神，始于礼终于礼。

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